[Pop Up Market 2014] Sharing From Jo Reiner : Organizing Lifestyle Event

Ambil saja even-tevent layaknya Brightspot Market, Djakarta Warehouse Project (DWP), ataupun Pop Up Market, sebuah event yang terbilang baru tetapi mampu mewadahi penjualan sebesar Rp4 miliar dalam waktu satu akhir pekan saja. Event-event gaya hidup seperti inilah yang tengah digemari masyarakat Jakarta.

Sebagai sebuah sektor bisnis di industri kreatif, event organizing pun memiliki potensi pasar yang sangat besar di negara layaknya Indonesia yang tengah mengalami kenaikan jumlah kelas menengah, orang-orang yang membutuhkan lebih banyak pilihan hiburan bagi waktu leisure yang mereka miliki. Lihat saja bioskop-bioskop yang selalu penuh di waktu akhir pekan.

Oleh karena itu, penyelenggaraan sebuah acara sebagai produk substitusi terhadap hiburan konvensional layaknya bioskop memiliki potensi yang begitu besar. Pertanyaannya sekarang, bagaimanakah seseorang mampu mengadakan sebuah event yang sukses? Menurut konsep event organizing, terdapat dua ilmu yang dibutuhkan dalam menyelanggarakan sebuah acara, yaitu event management dan event marketing.

Event management menitik beratkan mengenai konsep-konsep dasar penyelenggaraan sebuah event. Beberapa perhatian utamanya yaitu pembentukan tim yang solid dan visioner, pembentukan konsep event yang jelas dan memiliki daya jual, serta pembentukan pembeda melalui inovasi ide. Pertama, sumber daya manusia haruslah menjadi perhatian utama dalam pembentukan sebuah event.

Tim yang solidakan membantu Anda ketika masalah dan bermacam delegasi tugas yang mulai bermunculan. Selain soliditas, visi yang sama juga perlu diterapkan di dalam sebuah tim. Tim harus memiliki tujuan yang sama mengenai tujuan akhir dari sebuah event. Dampak apa yang diinginkan tim? Apa saja tolok ukur yang ditetapkan?

Rahasia membentuk sebuah tim yang solid ialah memilih mereka yang bisa dipercaya dan dikenal memiliki kredibilitas serta etos kerja yang bisa ditoleransi. Kedua, penyelenggaraan sebuah event harus memiliki konsep yang jelas dan kesesuaian daya jual kepada pasar yang dituju. Penyelenggara harus mampu mengetahui kepada siapa event akan diselenggarakan, dan apakah targetnya.

Pembentukan konsep harus dibangun sesuai dengan apa yang akan menarik target pasar. Konsep dalam event management merupakan cetak biru dari keseluruhan acara. Apa saja acara yang akan ada di dalam event tersebut, dan bagaimana teknis setiap susunan acara yang bisa menarik perhatian target pengunjung. Seorang penyelenggara harus mampu mendetailkan setiap komponen acara secara teknis dan mengemasnya dengan nilai yang akan menarik perhatian konsumen.

Ketiga adalah pembeda dan inovasi dari sebuah event. Tentunya sebuah acara berkonsep orisinal dan sangat baru merupakan sebuah hal yang sulit dicapai. Ketika sebuah acara menyerupai sebuah genreacara tertentu, ada hal lain yang ada harus perhatikan yaitu pembeda. Penyelenggara harus mengeluarkan ide yang membedakan acara dengan acara lain yang serupa.

Sebagai contoh, di tengah semaraknya konsep-konsep retail bazaar di Tanah Air, Brightspot Market mengusung pembeda yaitu kurasi tenant yang mereka miliki. Sedangkan, Pop Up Market yang merupakan retail bazaar yangjuga mengurasi tenant mengusung pembeda yaitu bazar tematik, bahwa setiap penyelenggaraan akan membawa nuansa berbelanja baru.

Ketiga konsep dasar event management sangat krusial dalam menyelenggarakan sebuah event. Sebagai fondasi, ketiga hal tersebut harus dapat dijawab seorang penyelenggara. Di sisi lain, event management bukanlah satu-satunya perhatian yang perlu difokuskan seorang penyelenggara.

Sering kali seseorang yang awam dalam membentuk sebuah event terlalu memfokuskan diri pada konsep dasar event management dan melupakan sisi event marketing, yang sering kali justru akan menentukan kesuksesan sebuah event. Penyelenggara mungkin memiliki sebuah konsep yang sangat bagus, tetapi tanpa pembangunan relasi dan komunikasi yang tepat, acara belum tentu dapat berhasil.

Event marketing menjawab hal tersebut dengan menitik beratkan kepada beberapa hal yaitu ketepatan komunikasi dan branding, basis relasi komunitas yang kuat, dan sebagai cabang konsep baru yaitu presensi sosial media yang kuat. Dengan konsep acara yang kuat dan target pasar yang jelas, setiap event harus memiliki sebuah komunikasi daya jual yang sederhana dan jelas.

Pitch line ini harus sederhana dan menarik, baik bagi target pengujung dan media massa. Konsep branding juga harus turut dibentuk untuk disesuaikan dengan komunikasi. Untuk memperbesar potensi traffic pengunjung, sebuah acara harus memulai pembangunan relasi dengan komunitas yang sesuai dengan acara. Hal ini dapat diwujudkan dengan menggandeng buzzer atau influencer yang sesuai dengan target pasar.

Contohnya, jika penyelenggara akan mengadakan sebuah event mengenai kuliner, pada tahap akhir pembentukan acara ajaklah beberapa food blogger atau social influencer dalam industri kuliner untuk membantu menyosialisasikan acara. Hal ini dapat berupa undangan, ataupun exclusive preview yang dapat diberikan. Hal ini pun berkaitan dengan poin terakhir dalam event marketing yaitu presensi media sosial.

Sebagai cabang media yang baru dan sangat berpengaruh, semua bentuk komunikasi dan branding yang ada harus diintegrasikan dengan media sosial, di mana setiap bentuk publikasi harus mudah di-share melalui media sosial sehingga akan menciptakan buzz yang lebih besar.

Sumber : http://www.koran-sindo.com/node/381800

Writer :

JO REINER WIDJAJA

Lifestyle blogger, berpengalaman sebagai event coordinator dan branding, mahasiswa S1 Marketing Prasetiya Mulya angkatan 2011, serta social media strategic consultant,