AdminUang emang bukan segalanya, tapi kalau punya budget berlebih dan bener-bener bisa wujudin pensi yang idenya udah diramu sedemikian briliannya tanpa kendala defisit, kelilit utang, atau mesti jualan yang rada-rada maksa buat nombokin budget acara, pensi bakal jadi kebanggaan luar-dalem tanpa harus berpura-pura sukses padahal dalam hati setiap panitia meringis.
Kepanitiaan dalam sebuah pensi bisa jadi merupakan cita-cita jangka pendek buat kita yang pengen eksis di SMA. Bukan cuma eksis, jadi panitia pensi bisa buat kita punya persahabatan selama di SMA bagai kepompong, ga jarang juga tumbuh benih-benih cinta sukur-sukur enteng jodoh, atau yang paling pol adalah akses lancar ke backstage biar bisa update instagram foto selfie bareng artis pujaan.
Tapi jangan seneng dulu sob, ketika udah berhasil kepilih jadi bagian dalam susunan kepanitiaan atau ketika tema spektakuler udah tercipta dan pensi idaman udah nyata kebayang di angan-angan, justru the journey baru aja dimulai.
Bukan cuma pensi. Semua event, mulai dari Java Jazz, DWP, konsernya Raisa, Pop Up Market (acara fashion bazaar anak prasmul yang terkenal itu, heeh!), sampe halnya pensi SMA pasti butuh yang namanya proposal.
Proposal dibuat supaya ide pensi lo yang brilian itu ga cuma sekedar ngide, tapi secara tertulis emang layak untuk dibuat. Proposal pensi menjadi penting karena dari proposal inilah kepala sekolah bisa tau gambaran besar dari pelaksanaan pensi, antara lain tujuan diadakannya pensi, target peserta, konsep acara, teknis pelaksanaan, dan pastinya kebutuhan budget. Lebih jauh lagi, kekuatan lembaran kertas mahadewa bernama proposal ini juga yang bisa menutupi sebagian besar budget yang dibutuhkan berupa dana sponsorship.
Untuk itu, masa-masa awal persiapan pensi dimulai dari pembuatan proposal acara dan proposal sponsorship. Bedanya, proposal acara dibuat untuk mendapat approval dari kepala sekolah. Ini penting, karena tanpa approval dari orang nomor satu seseantero sekolah, acara lo bukanlah apa-apa. Sedangkan proposal sponsorship ditujukan untuk para pihak sponsor supaya kanjeng tuan dan nyonya ini mau membiayai pelaksanaan pensi.
Nah berikut tips-tips penting yang bisa bikin proposal lo ngena di hati para calon sponsor:
A Cover Does Matter
Siapa bilang don’t judge a book by its cover? Nyatanya, penelitian yang dilakukan Missouri University, USA, menyatakan bahwa hanya 2.6 detik waktu yang dibutuhkan untuk pembaca berkonsentrasi lantas membentuk first impression-nya. Berarti hanya dalam waktu 2.6 detik itu pula nasib proposal lo ditentukan apakah si calon sponsor merasa proposal lo menarik untuk dibaca diantara tumpukan proposal lainnya.
Maka dari itu penting buat panitia pensi memperhatikan baik-baik design proposal, cover, layouting, dan semacamnya. Penggunaan warna, font penulisan, dan design haruslah sesuai dengan konsep dan tema pensi yang lo mau usung.
Nggak apa lah bermodal dulu untuk pembuatan proposal sekeren mungkin. Dicetak secara professional, colorful, dan attractive jadi kunci bagaimana pihak sponsor melihat prestisiusnya pensi ini. Detail gambar dan visualisasi yang jelas juga mampu meningkatkan pemahaman dan keyakinan pihak sponsor kalau pensi lo memang merupakan event yang bagus.
Anggaplah proposal ini sebagai senjata paling awal lo untuk dapetin dana demi keberlangsungan pensi ini selanjutnya.
To the Point
Time is money itu berlaku nyata di dunia bisnis. Kalau proposal lo bertele-tele dan bikin mumet buat dibaca, pihak sponsor akan menganggap proposal lo ga jelas dan cuma buang-buang waktu mereka. Buatlah proposal lo sesimpel mungkin untuk dibaca tapi tepat sasaran dan make it clear. Maka dari itu design dan visualisasi penting untuk meningkatkan pemahaman ketimbang narasi yang memaksa pihak sponsor untuk mengira-ngira maksud dan konsep dari isi proposal.
Put your shoes on your target
Ada ratusan perusahaan/ brand yang bisa lo temuin, tapi ga mungkin juga kan lo kirim proposal sponsor ke semua perusahaan. Ibaratnya kayak kalau lo mau nembak cewek. Cewek cantik di dunia bejibun sob, tapi kan lo tetep harus pilih-pilih dan make sure ketika mau nembak, peluang diterima gede apa ngga, cocok ga sih doi sama lo. Nah sama juga dengan ngirim proposal. Pastiin bener-bener kalau lo merupakan pelamar yang cocok untuk pihak sponsor. Dengan cara berpikir dan bertindak seolah-olah lo adalah mereka. Buat tawaran yang menarik. Tunjukin kalau pihak sponsor akan memperoleh benefit yang jauh lebih besar dari biaya yang mereka keluarin untuk mendukung acara lo.
Pinter-Pinter Cari Peluang! Be Unique!
Kendala bisa muncul dari mana aja. Yang paling common adalah kalau value pensi lo dianggap sama aja dengan umumnya pensi yang dibikin SMA-SMA tetangga sebelah. Kalau value-nya sama, otomatis kalian akan berebutan perusahaan sponsor yang scope-nya itu-itu aja.
Coba ditelusuri perusahaan apa yang punya dana berlebih tapi ga ngerti mau digunain buat apa. Misal, perusahaan jamu! Create aja value added dengan bikin konsep pensi sarat kultur, nah perusahaan jamu otomatis bisa masuk di radar target sponsor lo.
Atau misalnya bisa juga tambahin value charity di daerah pertambangan yang sarat isu politik. Nah uang sponsor bisa mengalir dari dana CSR mereka jika konsep acara bisa dikemas untuk charity sosial yang mereka butuhkan untuk membangun corporate image-nya.
Selain itu, jangan terpatok hanya menerima dana sponsor dalam bentuk uang. Birokrasi perusahaan untuk mengeluarkan uang yang di luar kegiatan normal umumnya akan memakan waktu approval yang lama. Solusi yang paling mudah dan cepat adalah berupa sponsor barang. Manfaatkan celah-celah ini sepintar mungkin.
Apapun yang bisa gratis, kenapa ngga. MIsalnya lo bisa neken budget makan panitia dengan approach salah satu resto makan cepat saji. Atau perusahaan minuman bisa ngasih lo ribuan produk minumannya secara Cuma-Cuma, tinggal lo pinter-pinter aja ngubah kaleng-kaleng minuman itu menjadi dana yang bisa biayain lighting super megah di panggung pensi lo.
Pencarian sponsor layaknya pencarian jodoh,sob! Dinikmatin aja.
Writer : Annisa Goeslina (Prasmulyan Marketing 2010)
Witha Shofani
Sally
Add comment